Vertskap for den nasjonale sykkelkonferansen 2024

Den nasjonale sykkelkonferansen samler foredragsholdere fra både inn- og utland, og er den største og viktigste møteplassen for alle som har sykkel som fag- og interessefelt – en gruppe som vokser for hvert år. Konferansen går over to dager og skal inspirere, gi faglig påfyll og styrke deltakernes profesjonelle nettverk. Arrangementet har et godt renommé, både som sykkelfaglig arena i Norge, men også som en viktig møteplass for de som har sykkel som arbeid, fag- og interessefelt. Sykkelkonferansen i Hamar 2022 lokket til seg nærmere 300 deltakere og foredragsholdere.

Syklistenes Landsforening tar nå imot søknader om vertskap for Den nasjonale sykkelkonferansen for 2024. Konferansen arrangeres annet hvert år av Syklistforeningen i samarbeid med vertskommune og andre partnere. Dette blir den tolvte konferansen i rekken. Konferansen gjennomføres medio september 2024.

Hva kreves av vertskapet?

Syklistenes Landsforening er arrangør av konferansen. Det betyr at de leder programkomitéen og har det overordnede ansvaret for selve gjennomføringen av arrangementet. Vertskommunen, med fylkeskommunen eller andre partnere, blir hovedsamarbeidspartnere og medarrangører. Vertskapet forplikter seg til å bidra med lokaler, arrangering av guidede sykkelturer lokalt, middag og underholdning. Andre eventuelle tilskudd til gjennomføring av konferansen vil bli positivt vurdert.

Vertskapet deltar i programkomitéen og får muligheten til å bidra med faglige innlegg i programmet, samt mulighet til å vise frem lokale sykkeltilbud og sykkeltiltak. Ifølge tidligere arrangører har det stor verdi å synliggjøre sykkelsatsingen internt i organisasjonen og i regionen. Det bygger stolthet blant ansatte og innbyggere. Som en del av vertskapspakken inngår gratis utstillerplass og fire gratis konferansebilletter per organisasjon. Resterende billetter kan kjøpes til halvt pris.

Syklistenes Landsforening har det økonomiske ansvaret og risikoen for selve konferansen.

Søknad

I søknadsteksten er det ønskelig at søkeren beskriver:

• Hvorfor konferansen bør avholdes i søkerbyen
• Hvilke organisasjoner som står bak søknaden
• Beskrivelse av hvilke personalsressurser som kan stilles til rådighet i planlegging og/eller gjennomføring av konferansen for hver organisasjon, kontaktinformasjon, og overgripende intern ansvarsfordeling mellom de søkende organisasjonene for:
  • Lokaler
  • Festmiddag med underholdning, med eventuell transport for konferansedeltagerne, på konferansens første dag
  • Arrangering av guidede sykkelturer lokalt [inkludert sykler]
  • Deltakelse i programkomité
  • Markedsføring
  • Eventuelle økonomiske og andre tilskudd til gjennomføring av konferansen
  • Gjennomføring av eventuelle sidearrangementer utenfor det offisielle konferanseprogrammet
• Forslag til lokaler med kapasitet til minst 400 deltagere i plenum, med mulighet for minst fire parallellsesjoner og expo/utstillersplass
• Andre forhold søkeren mener har betydning for søknaden

Søknader vil bli vurdert utefra:

• Gjennomføringsevne og kapasitet til den/de søkende
• Lokaler
• Forutsetninger for å tiltrekke deltagere (geografi, transport, verdi for deltakere)
• Eventuelle bidrag til gjennomføring av konferansen utover de stipulerte

Søknadsfrist er 17. mars 2023. Send søknaden til post@syklistforeningen.no

Kommuner, fylkeskommuner, bypakker eller andre som ønsker å søke om vertskapet, bes ta kontakt med konstituert generalsekretær Emil Rensvala for mer informasjon på emil@syklistforeningen.no eller telefon 41 21 34 84.